Akademia PRoto - ucz się od najlepszych!

Wielowymiarowa opłacalność projektu

Pracując w agencji PR, zdarza nam się pracować przy projektach, które obiektywnie są nieopłacalne, ale mimo wszystko decydujemy się na ich realizację z innych powodów niż tylko dobry budżet.

Kiedy i dlaczego warto inwestować swój czas i zasoby, jak określić próg rentowności projektu PR i utrzymać płynność finansową? Na co dzień mierzymy się z wieloma budżetowymi dylematami. Z jednej strony coraz częściej słyszymy, że budżety PR są za wysokie i trzeba je obniżać w „czasach kryzysu”. Z drugiej strony obniżona zyskowność projektu skutkuje tym, że do obsługi angażowane są osoby mniej doświadczone, generujące niższe koszty. Ten rok zapowiada się ciekawie pod kątem mądrego planowania merytorycznego, jak i finansowego, tak by zachować balans między opłacalnością i jakością świadczonych usług PR.

Próg rentowności

Po pierwsze – każdy budżet powinien być ściśle powiązany z harmonogramem, co pozwoli monitorować efekty, ale też - płynność finansową projektu. Po drugie, z punktu widzenia planowania budżetu warto wyliczyć, jak kształtuje się próg rentowności (BEP – break even point) danego projektu, czyli moment kiedy przychody pokryją poniesione koszty stałe (tj. koszty administracyjne, amortyzacja, wynagrodzenia pracowników na etat) i zmienne (zależne od wolumenu działalności). W punkcie rentowności firma nie generuje, ani zysków, ani strat w związku z prowadzeniem projektu, a jej wynik finansowy jest na poziomie zero. Nie chodzi jedynie o określenie dolnej granicy zysku przy ustalonej marży czy umieszczenie kosztów projektu w budżecie i ocenę, czy firma „wyjdzie na swoje”. Ale o powiązanie kosztów z odpowiadającymi im przychodami i ocenę zasadności ich ponoszenia. BEP można obniżać, wystarczy zweryfikować wydatki, warto więc się zawczasu zastanowić, czy części z nich nie ograniczyć?

Ważne jest także planowanie przepływów finansowych w kontekście kosztów (powstają w momencie dokonania zakupu towaru czy usługi) i wydatków (powstają w momencie dokonania fizycznej płatności za ten koszt), a co się z tym wiąże - podatków i terminów płatności. Na przykład w przypadku faktury z terminem płatności 60 dni na kwotę 100 tys. zł, koszt podatku VAT (23 tys. zł) ponosimy w miesiącu wystawienia faktury, czyli do 25 dnia następnego miesiąca musimy go zapłacić. To często bardzo duże obciążenie dla agencji. Wysokie budżety nie zawsze są gwarantem braku problemów z płynnością finansową, tu kluczową rolę odgrywają przepływy finansowe (regularne wpływy na pokrycie zobowiązań organizacji). Rozróżnienie kosztów i wydatków jest ważne w przypadku dużych projektów PR, gdzie ponoszone są wysokie koszty, a przesunięcia niektórych płatności mogą mieć istotny wpływ na obraz przepływów i bezpieczeństwo finansowe realizowanej kampanii.

Największym wyzwaniem jest utrzymanie takiego portfolio projektów, by zachowana została dobra proporcja między wartością generowanych przychodów, a kosztami sprzedaży, obsługi i pozyskania klientów.

Opłacalność projektu jest jednak wielowymiarowa i zdarza się nam robić zlecenia „po kosztach” albo wręcz do nich dopłacać. Celem może być zdobycie doświadczenia w danej branży, pozyskanie referencji czy stworzenie sieci nowych kontaktów biznesowych.

Kiedy projekt jest opłacalny…nie tylko finansowo:

  • kiedy zespół/agencja może poznać nową branżę, grupę docelową, typ projektu z którym wcześniej nie miała do czynienia
  • kiedy możemy zrealizować prestiżowy, stanowiący dla nas wyzwanie zawodowe temat lub pogłębić specjalistyczną wiedzę w danej dziedzinie
  • kiedy realizacja projektu pomaga w budowaniu dobrych, długotrwałych relacji lub nawiązywaniu nowych kontaktów biznesowych
  • kiedy zrealizowany projekt pozwoli nam na podjęcie szerszej współpracy z klientem
  • kiedy po zakończeniu współpracy klienci będą nas polecać, wystawią referencje

 

Jeżeli powyższe budżetowe dylematy nie są Ci obce i chcesz dowiedzieć się, jak zdobyć informacje potrzebne do stworzenia budżetu? Zastanawiasz się, jak rozliczyć projekt? I wreszcie, jak monitorować płynność finansową projektu?


Zapraszam na szkolenie „Budżetowanie w PR”.


Joanna Kuźmicz
Fleishman-Hillard