Akademia PRoto - ucz się od najlepszych!

Event manager, jak dyrygent orkiestry

Organizacja eventu trwa zazwyczaj od kilku tygodni do kilku miesięcy i jest zadaniem bardzo kompleksowym. Dobry event manager musi być więc osobą dysponującą szeroką wiedzą i doświadczeniem, dobrze jest także, gdy posiada specyficzne cechy osobowości. Szef projektu eventowego powinien znać zagadnienia z zakresu marketingu i PR, być kreatywny, a także posiadać wiedzę techniczną, wymaganą do efektywnej współpracy z ekipami technicznymi oraz planowania eventu.

Dodatkowo przydatne są zdolności organizacyjne i negocjacyjne, elastyczność, umiejętność szybkiego i rozsądnego reagowania na nieprzewidziane okoliczności. Event manager musi być odporny na stres i umieć podejmować szybkie i jednocześnie racjonalne decyzje. Organizacja udanego, dobrze przemyślanego eventu wymaga bowiem zgrania wysiłków ekip kreatywnych, technicznych, scenografów, często również sponsorów, gwiazd i innych osób, firm oraz ekip zaangażowanych w jego organizację. Zadaniem event managera odpowiedzialnego za efekt końcowy jest więc koordynacja pracy wszystkich ogniw, aby od chwili rozpoczęcia eventu do jego zakończenia wszystkie razem zadziałały bez zarzutu.

Tymczasem event, w którego realizacji uczestniczy tak wiele podmiotów, jest jak żywy organizm, który potrafi zaskakiwać. Jednym z istotnych celów event managera musi być więc takie przygotowanie do wydarzenia, aby możliwość wystąpienia niesprzyjających okoliczności była zminimalizowana. Aby event mógł efektywnie spełniać swoją rolę, musi formułą realizować założone cele biznesowe, a także pozostawić po sobie dobre wrażenia i wspomnienia u uczestników. Dla nich event ma być dobrą zabawą, wydarzeniem, podczas którego zdobędą cenną wiedzę, nawiążą kontakty (w zależności od rodzaju wydarzenia). Z punktu widzenia gości eventu wszystko powinno przebiegać płynnie i sprawnie.

Sprawna organizacja eventu wymaga więc dbałości o szczegóły, umiejętności przewidywania potencjalnych zagrożeń i skutecznego im zapobiegania. Kluczem do sukcesu jest efektywne planowanie oparte na doświadczeniu. Realizację projektu eventowego dobrze jest więc powierzać specjalistom, którym doświadczenie pozwala z jednej strony na nieograniczoną wyobraźnię w przewidywaniu ewentualnych kłopotów, a z drugiej podpowiada najlepsze rozwiązania umożliwiające uniknięcie ich lub bieżące, skuteczne rozwiązywanie

Co więc zrobić, aby zostać dobrym event managerem. Jakie podjąć kroki? Do kogo się zwrócić? Na co zwrócić szczególną uwagę, jakie umiejętności posiąść i jakie cechy w sobie pielęgnować? Odpowiedzi na te i wiele innych pytań dotyczących profesjonalnej organizacji wydarzeń specjalnych, udzielę w trakcie szkolenia „Event marketing".

Marzena Godlewska