Akademia PRoto - ucz się od najlepszych!

Od ogółu do szczegółu

Event marketing potocznie rozumiany jest jako organizacja imprez. Jednak czy to nie jest uproszczenie?

Organizacja eventu trwa zazwyczaj od kilku tygodni do kilku miesięcy. Rozpoczyna się od planowania i kreacji zgodnej z celami biznesowymi zleceniodawcy. Pod tym kątem dobierane jest również miejsce imprezy, czas trwania, catering, scenografia, multimedia, nagłośnienie, prowadzący, obecność gwiazd oraz mediów i wiele innych kluczowych dla eventu elementów. Są one wzajemnie od siebie zależne, dlatego osoba zajmująca się przygotowaniem wydarzenia powinna posiadać szeroką wiedzę z zakresu marketingu, powinna wykazywać się kreatywnością i znajomością technicznych zagadnień. Ponadto powinna cechować się wytrwałością, doskonałą organizacją pracy, charyzmą, a także asertywnością. Odpowiednia osobowość z całą pewnością będzie atutem przy ustalaniu procedur organizacyjnych z ewentualnymi podwykonawcami, przy rozliczaniu wydarzenia, czy przy egzekucji ustalonych zasad.

Sumienność w przygotowaniu pozwala na zminimalizowanie ryzyka wystąpienia nieprzewidywalnych wcześniej zagrożeń i spokojne oczekiwanie na dzień realizacji. Jednak nie jest to czas na odpoczynek, będzie na niego pora po zakończonej sukcesem realizacji. Co zatem robić w tym czasie? Perfekcyjnie przygotowany event to również często niezauważalne szczegóły, na który wpływ ma event manager i jego zespół projektowy. Przykładem może być impreza organizowana w pomieszczeniach zamkniętych. Wydaje się, że wówczas anomalie pogodowe nie mają znaczenia. Goście jednak muszą przejść z parkingu do wejścia. W sytuacji, gdy zapomnieli parasolek wyjścia są dwa, powrót do domu albo przemoknięcie. Jakże pomocna okazuje się wówczas obsługa, która poinstruowana przez event managera i wyposażona w duże parasolki, może zaproponować odprowadzenie gości z samochodów pod samo wejście, chroniąc przed przemoknięciem. Zaplanowanie nawet najdrobniejszych szczegółów jest świadectwem profesjonalizmu event managera, a uśmiech na twarzy uczestników sukcesem wydarzenia.

Jak planować przedsięwzięcie eventowe, aby zakończyło się sukcesem? W oparciu o jakie kryteria prawidłowo określić cele? Jak unikać potencjalnych zagrożeń? Jak skutecznie zarządzać czasem, aby swoją uwagę skierować również w kierunku najdrobniejszych szczegółów?

Na te i wiele innych pytań dotyczących profesjonalnej organizacji wydarzeń specjalnych, odpowiem w trakcie szkolenia „Event marketing”.

Marzena Godlewska