Akademia PRoto - ucz się od najlepszych!

Trudny szef, bat na podwykonawców czy zwykła wtopa - event od kuchni

Co sprawia najwięcej problemów przy budżetowaniu eventu?

Po pierwsze i po drugie: niewiedza.

1.     Niewiedza w znaczeniu: brak doświadczenia. Im większa jest znajomość branży, rynku, realiów cenowych w poszczególnych segmentach, tym mniejsze ryzyko, wysiłek i prawdopodobieństwo pomyłki w budżetowaniu.
Nie zawsze jednak można to doświadczenie zdobyć, zanim dojdzie do naszej konfrontacji z wyzwaniem, jakim jest budżetowanie eventu. Tym bardziej, że jest to bardzo szeroka branża – codziennie budżetujemy coś innego. Dlatego szkolenia, które organizujemy mają na celu nie tylko dostarczenie konkretnych informacji z rynku, lecz także uczą jak odnaleźć się w różnorodnych projektach bez konieczności każdorazowego podejmowania ryzyka.
2.     Niewiedza w znaczeniu: brak wystarczającej ilości informacji. Ten aspekt zawsze będzie problematyczny. Jeśli przed rozpoczęciem budżetowania nie wiemy wszystkiego na temat projektu, konieczne jest przyjmowanie założeń kosztowych, a te, jak wiadomo mogą się okazać bardziej lub mniej trafne.

Jak mierzyć sukces eventu?

Według mojej opinii nie ma uniwersalnej metody. Każdorazowo przyjmować musimy inną metodologię, aby wyniki naszych badań dawały potrzebne informacje. Kluczowa jest tutaj umiejętność priorytetowania założeń, jakie postawiliśmy danemu eventowi. Dzięki niej będziemy w stanie stwierdzić czy osiągnęliśmy cele, które były dla nas najważniejsze.

Czy są sprawdzone sposoby nadzoru podwykonawców?

Oczywiście. Opierają się one na regularności, konsekwencji, przestrzeganiu procedur przez obie strony. Jednak aby takich procedur przestrzegać, należy je najpierw stworzyć, ustalić, wdrożyć. O tym właśnie będziemy mówić na szkoleniu, każdy z uczestników wyniesie z niego zestaw takich procedur, który będzie uzupełniał o własne obserwacje po każdym z kolejnych projektów.

Jak reagować gdy w trakcie eventu coś się „posypie”?

Na to pytanie nie sposób jest udzielić kilkuzdaniowej odpowiedzi. Odpowiem zatem przewrotnie: należy do nich nie dopuszczać, zawczasu eliminować ryzyko, uprzedzać fakty, analizować jakie z naszym eventem wiązać się mogą zagrożenia, zanim się one jeszcze pojawią. Eventowiec musi być zawsze w dużym stopniu pesymistą. Inaczej niż w życiu - tutaj zakładanie najgorszych scenariuszy jest jak najbardziej wskazane. Każdy, kto ma trochę wiedzy o branży wie, że nie jest możliwe zabezpieczenie się przed wszystkimi ewentualnościami, backup’owanie wszystkich sprzętów. Jednak nasze działania, umiejętne planowanie, podejmowanie właściwych decyzji powinno mieć moc zapobiegawczą.

Co zrobić jeśli klient lub szef mają nierealne życzenia/wyobrażenia na temat tego, jakich atrakcji powinien dostarczyć event/jaki powinien być jego cel, jak przekonać ich do swoich racji i praktyk rynkowych?

W przypadku różnicy poglądów zanim podejmiemy wysiłek przygotowania linii obrony naszych motywów, powinniśmy podjąć próbę tzw. wejścia w buty naszego interlokutora. Należy zastanowić się dlaczego obstaje on za taką, a nie inną opcją, co nim kieruje w jego wyborach, co jest dla niego priorytetem. Zbadanie potrzeb oraz toku myślenia zleceniodawcy/szefa zwiększa nasze szanse w dyskusji, dostarcza nam trafnych argumentów. Rozmówca czuje, że jesteśmy po jego stronie, a nasze rady służą tylko i wyłącznie wspólnemu dobru. Znajdą się takie przypadki, w których warto za wszelką cenę przekonywać zleceniodawcę/szefa i takie, w których nie ma innego wyjścia jak tylko przyjąć jego wizję. W jednej i drugiej sytuacji  powinniśmy włączyć naszą kreatywność, szukać rozwiązań odrzucając ustalony stan rzeczy, myśleć nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia, a jednocześnie zadowalającymi obie strony.

Marzena Godlewska, jd