30 rzeczy, o których nie wolno zapomnieć przy organizacji konferencji prasowej, część II

Dzisiaj kontynuacja praktycznych porad i uwag dotyczących organizacji i prowadzenia konferencji i innych oficjalnych spotkań prasowych:

17 – Ostrożnie z kontrolowanymi przeciekami przed konferencją. Jeśli nie umiesz tego robić – nie rób. Więcej dziennikarzy tym obrazisz, niż zyskasz wdzięcznych przyjaciół.

18 – Unikaj tzw. „spędów” – że niby im więcej mediów obecnych, tym lepiej wygląda to w oczach Twoich szefów. Dobieraj media stosownie do zakresu i tematu spotkania. Dziennikarze to profesjonaliści – nie lubią chodzić na konferencje, z których nie będą mogli zrobić żadnej relacji z powodu np. odmiennego charakteru ich medium.

19 – Nie przesadzaj z materiałami prasowymi jedynie na USB i innych „nowoczesnych” nośnikach. Wersja pisana jest ciągle popularna wśród dziennikarzy, bo jest poręczna i po prostu przydatna.

20 – Materiały prasowe rozdawaj zawsze PO konferencji, nigdy przed; lektura niepotrzebnie rozprasza uwagę gości.

21 – Kontroluj logistykę podczas konferencji: jeśli operator kamery podchodzi z tyłu prezentera i filmuje przez jego ramię wewnętrzne lub poufne materiały albo fotograf zbyt nachalnie błyska fleszem po oczach – uprzejmie zareaguj. Powtarzam: uprzejmie.

22 – Catering – nie odgradzaj go słupkami czy ekranami, aż do po części oficjalnej. To po prostu prymitywne i poniżające dla gości! Poczęstunek powinien być przed konferencją. Po pierwsze – jest wtedy miłym akcentem towarzyskim i szansą na nawiązanie kontaktów z gośćmi. Po drugie – część gości nie będzie miała czasu z niego skorzystać po konferencji, bo pędzi na następne spotkanie albo do redakcji.

23 – Menu – niby drobna rzecz, a ważna. Sosy czosnkowe i takież wędliny, anchois, cebulki marynowane, cebula i szczypiorek w sałatkach, śledzie: niewiarygodne, jak często ci mordercy bliskich kontaktów międzyludzkich ciągle królują na szwedzkich stołach podczas spotkań medialnych. A pomyślałeś o czymś wegetariańskim czy serwujesz tylko samo mięcho? Jeżeli podajesz wino – zdegustuj je i dobierz sam. NIGDY nie polegaj jedynie na rekomendacji firmy cateringowej albo hotelu – będą Ci chcieli opchnąć jakąś półsłodką przysłowiową „siarę”, która zalega im w magazynach. No i dopilnuj, żeby białe po 2 godzinach stania na stole nie miało 28 stopni Celsjusza.

24 – Upominki i gadżety są dozwolone, ale powinny być sensowne, czyli nawiązywać do charakteru spotkania oraz cenowo taktowne. Ostentacja zostanie źle odebrana przez zaproszone media.

25 – Spotkania zasiadane wymagają szczególnej ostrożności ze strony organizatorów. Przy stole nie powinno siedzieć więcej niż 16, maksymalnie 18 osób, gdyż tylko wtedy jakakolwiek komunikacja ma sens. Są dobrą formą spotkań, np. z prezesem albo zagranicznym szefem odwiedzającym nasz oddział, podczas których nie potrzebujemy zaplecza technicznego, bo liczy się jedynie to, co ma do powiedzenia capo di tutti capi. Goście muszą wiedzieć, że miejsca są „policzone”, gdyż w przeciwnym wypadku mogą przyprowadzić dodatkowego kolegę z redakcji. Z drugiej strony, nie chcemy mieć nawet jednego krzesła pustego przy takiej specjalnej okazji, zatem wysyłanie zaproszenia „na newsroom” z nadzieją, że ktoś przyjdzie mija się z celem. A więc planowanie oraz organizacja, organizacja, organizacja…

26 – W dzisiejszych czasach wszelkie spotkania prasowe mogą być nagrywane przez dziennikarzy telefonami komórkowymi i innym sprzętem mobilnym i umieszczane na portalach praktycznie na żywo. Miej tego świadomość – każde ewentualne potknięcie może się stać domeną publiczną w ułamku sekundy.

27 – W przypadku szczególnie ważnych tematów (nowy produkt, roczne wyniki finansowe, plany otwarcia lub zamknięcia zakładu produkcyjnego, itp.) pomyśl np. o wideostreamingu z konferencji dla pracowników firmy.

28 – Nie daj się zbałamucić ani zastraszyć tzw. „leśnym ludom” oraz osobom podającym się np. za pracowników agencji fotograficznych i filmowych, zwłaszcza w hotelach i innych ogólnie dostępnych miejscach, nawet jeśli urządzą awanturę przy wejściu o to, że nie chcesz ich wpuścić. To TY jesteś gospodarzem i masz prawo nie wpuścić tych, których nie zapraszałeś. Sami dziennikarze nie lubią zresztą takich natrętów i oszustów - bo psują im reputację - i popierają niewpuszczanie ich.

29 – Konferencja prasowa powinna być wartkim show, a nie nuuuuudną nasiadówką, miej więc zawsze scenariusz minutowy. TY jesteś reżyserem i mistrzem ceremonii tego show, nie oddawaj go więc innym osobom z firmy (poza absolutnie wyjątkowymi, uzasadnionymi przypadkami).

30 – A na koniec pamiętaj o jednym: co dla Ciebie, jako PR-owca jest oczywiste, może nie być oczywiste np. dla studentki-hostessy wpuszczającej gości, dla stażysty w agencji PR odpowiedzialnego za terminową wysyłkę zaproszeń, dla innego stażysty w dziale cateringu hotelu czy dla inżyniera w dziale IT Twojej firmy odpowiadającego za wideostreaming dla pracowników. Dopilnuj więc, aby ich odpowiednio przećwiczyć, zbriefować - i nadzorować.

Życzymy udanych i dobrze zorganizowanych konferencji prasowych!

Zbigniew Lazar

Zbigniew Lazar jest wykładowcą Akademii PRoto - www.akademiaproto.pl

Akademia PRoto to projekt szkoleniowy portalu PRoto.pl. Naszym celem jest umożliwienie dostępu do praktycznej wiedzy z zakresu public relations wszystkim osobom, które mają potrzebę wzbogacenia swoich kompetencji zawodowych.

W ramach Akademii PRoto mogą Państwo, w dowolnym czasie i miejscu, skorzystać z pełnego kursu on-line, albo wybrać jego pojedyncze moduły lub pakiety tematyczne – zapoznaj się z kursem internetowym.

Swoją wiedzę z PR-u można poszerzać w trakcie jedno- i dwudniowych warsztatów i szkoleń otwartych, których kilka organizujemy w każdym miesiącu – zobacz najbliższe terminy szkoleń.

W ofercie Akademii mamy także szkolenia "szyte na miarę" – poznaj nasze szkolenia wewnętrzne.