Przyszłość eventów karnawałowych w firmach – unikatowa rola zmysłów, emocji i immersyjności

W obliczu dynamicznego rozwoju innowacji technologicznych, które coraz silniej kształtują nasze życie, zastanówmy się, jak można odświeżyć doświadczenia związane z firmowymi eventami karnawałowymi, wykorzystując najnowsze trendy. Choć w wielu powstających dziś artykułach o eventach wspomina się o sztucznej inteligencji, nasza uwaga skupi się na roli immersyjności, autentyczności i emocjonalności w kreowaniu unikatowych doświadczeń eventowych.

Organizacja wydarzeń karnawałowych w firmach ma głębszy cel niż zwykła rozrywka. Spotkania w pierwszym kwartale nowego roku powinny budować więzi zespołowe oraz skutecznie motywować pracowników do działania w kolejnych kluczowych miesiącach. Istotne jest skupienie się na mapowaniu ścieżki uczestnika eventu, co wzbogaci doświadczenie i przyczyni się do zaangażowania pracownika, wpływając na zewnętrzny odbiór firmy.

Przywrócenie energii i zaangażowania wśród pracowników na początku nowego roku jako główne cele organizacji spotkań noworocznych

W pierwszym kwartale roku w firmach potrzeba konkretnej motywacji do działania. Organizacja eventu firmowego w tym okresie wymaga precyzyjnego określenia jego celów, co stanowi fundament efektywnej współpracy z agencją eventową. Nierzadko brakuje jasno zdefiniowanego briefu dla agencji eventowej, który w precyzyjny sposób określałby cele i oczekiwania związane z planowanym wydarzeniem. Jest to o tyle istotne, gdyż każdy event firmowy kryje w sobie więcej niż tylko okazję do spotkania.

Zaplanujmy event od początku do końca z najwyższą starannością, unikając sytuacji, w której budżet zostanie „przepalony”, a efektem będzie impreza zapomniana przez pracowników impreza już następnego dnia.

Wyróżniłam czterech kluczowe cele organizacji eventów firmowych na początku roku:

1. Integracja zespołu pracowniczego, kluczowa po przerwie świąteczno-noworocznej.

2. Motywacja pracowników przez „odświeżenie” zaangażowania i przygotowanie do nadchodzących wyzwań, tworząc tym samym pozytywną energię na początek roku.

3. Poszerzanie wiedzy pracowników o firmie i jej planach na najbliższy rok, co buduje poczucie przynależności i zrozumienia kierunku rozwoju firmy, co przekłada się na zaangażowanie pracowników.

4. Przywrócenie energii po intensywnej końcówce roku, która w wielu firmach jest szczególnie wymagająca i często prowadzi do rotacji zatrudnienia i zmian strukturze zespołów.

Każdy z tych celów odgrywa kluczową rolę w tworzeniu atmosfery w firmie, a odpowiednio zaplanowany i przeprowadzony event może stanowić właściwy czynnik, który zapewni pozytywny start w nowym roku. Chociaż cele takie jak integracja zespołu i motywacja pracowników są zrozumiałe dla działów HR, często pomija się kluczowy element skutecznego eventu firmowego: tworzenie atrakcji i przestrzeni, które autentycznie odpowiadają na potrzeby i preferencje pracowników. Zwracanie uwagi na autentyczność w różnych aspektach stanowi jeden z wiodących trendów w nadchodzących latach.

Podczas planowania eventu ważne jest nie tylko skupianie się na ogólnych celach, lecz także zastanowienie się nad indywidualnymi charakterystykami zespołów. Tylko w ten sposób można stworzyć wydarzenie, które stanie się nie tylko formalnym spotkaniem, lecz prawdziwym doświadczeniem, które buduje trwałe relacje, motywuje i inspiruje pracowników. Należy pamiętać, że najbardziej udane eventy to te, które pozostają w pamięci uczestników jako wyjątkowe i głęboko spersonalizowane doświadczenia.

W najnowszym raporcie Accor pod tytułem „Meeting expectations: przyszłość spotkań i wydarzeń” zaprezentowano pięć trendów, które będą kształtować rozwój branży. Jedną z omawianych tendencji jest „designing experiences”, która zakłada, że ludzkie relacje i tworzenie poczucia przynależności staną się kluczowymi czynnikami napędzającymi wzrost w branży spotkań i eventów w 2024 roku [1].          

Komunikacja wewnętrzna wokół wydarzenia – mapowanie ścieżki uczestnika eventu

Włączanie pracowników w proces kreowania imprez firmowych stanowi kluczowy aspekt budowania napięcia i mapowania ścieżki uczestnictwa, co skutecznie zachęca do aktywnego udziału i większego zaangażowania w życie firmy. Przeprowadzenie ankiety wśród zespołu, aby zrozumieć jego motywacje i preferowane formy aktywności, jest doskonałym narzędziem w tym procesie.

Wyobraźmy sobie reakcję pracowników, gdy na evencie zobaczą atrakcje, które sami zaproponowali, lub kiedy DJ zagra ich ulubione utwory. Co istotne, takie działania nie wymagają dodatkowych nakładów finansowych, ponieważ budżet na event jest już zatwierdzony. Warto więc wykorzystać go w sposób, który nie tylko przyczyni się do sukcesu wydarzenia, ale także wzmocni wśród pracowników poczucie bycia istotną częścią organizacji, w której ich opinie i preferencje są cenione i brane pod uwagę.

Przykładem efektywnego kreowania ścieżki uczestnika w eventach jest podejście Ringier Axel Springer Polska. Zarówno w wydarzeniach offline, jak i online, firma od samego początku angażuje pracowników w proces twórczy, budując napięcie i umożliwiając im wybór motywów przewodnich. W okresie pandemii, zamiast tradycyjnego letniego eventu firma zorganizowała wydarzenie online, dostarczając wcześniej pracownikom kreatywne kosze piknikowe. Pracownicy mieli możliwość wyboru kraju, do którego chcieliby się „wybrać”, otrzymując odpowiednio dopasowany kosz piknikowy.

Innym przykładem jest organizacja firmowej imprezy świątecznej, gdzie pracownicy otrzymali tajemnicze zaproszenia i byli zachęcani do poszukiwania zagubionych przedmiotów Świętego Mikołaja w biurowych przestrzeniach. Dzięki tym inicjatywom pracownicy od początku byli zaintrygowani, i chętnie dzielili się swoimi doświadczeniami w mediach społecznościowych. To doskonały sposób na pokazanie się jako firma oferująca wysokiej jakości employer branding.

Oryginalne motywy przewodnie na firmowe imprezy karnawałowe

Gdy zrozumiemy cele firmowych eventów karnawałowych i opracujemy strategię zaangażowania pracowników w ich kreowanie, możemy przejść do wybierania motywów przewodnich. Na tym etapie warto również włączyć pracowników w proces decyzyjny, organizując głosowanie na preferowany przez nich motyw. Idąc o krok dalej, możemy wykorzystać ten proces do budowania wizerunku pracodawcy na zewnątrz, pokazując, jak cenimy zdanie naszych pracowników. Taka inicjatywa nie tylko pozytywnie wpłynie na wizerunek firmy w oczach potencjalnych pracowników, ale również zmotywuje obecnych do działania. Aktywni pracownicy będą chętni do podzielenia się swoim entuzjazmem na platformach społecznościowych, gdzie będą mogli pochwalić swoją firmę za postawę.

W obliczu fascynacji sztuczną inteligencją, interaktywnymi możliwościami i ciągłym dążeniem do innowacji, proponowane motywy karnawałowych imprez firmowych powinny idealnie wpisywać się w aktualne trendy. Firmy pragną, aby ich pracownicy byli na bieżąco z nowinkami technologicznymi. Wybierając oryginalne i futurystyczne motywy, podkreślamy firmowe zaangażowanie w śledzenie i dostosowywanie się do dynamicznie zmieniających się realiów technologicznych. Oczywiście, nie zapominajmy o wartości tradycji i klasyki, które są integralnymi elementami autentyczności, stąd motywy takie jak Karnawał w Rio czy Havana Night pozostają wciąż pożądane.                            

Przykładowe motywy karnawałowych imprez firmowych:

Night Party z pokazami immersyjnymi – to motyw, który ukaże firmę jako nowoczesną i innowacyjną. Koncept opiera się na stworzeniu przestrzeni zbudowanej wyłącznie z ekranów diodowych, otaczającej uczestników nie tylko wizualnie, ale i dźwiękowo. Uczestnicy będą mogli doświadczyć prywatnego pokazu immersyjnego, będącego połączeniem zaawansowanej technologii wizualnej z systemem dźwięku immersyjnego. Ta niezwykła aranżacja stworzy niezapomniane wrażenia, przenosząc pracowników w całkowicie nowy wymiar rozrywki, gdzie granice między rzeczywistością a sztuką stają się nieuchwytne.

Karnawał w stylu Darkmatters z Berlina – ten motyw jest idealny dla firm z młodszymi pracownikami. Impreza skupia się na fascynującej grze światła, gdzie każda lampa i jej sekwencja zapalania są starannie zaprogramowane, tworząc nie tylko widowiskowy pokaz świetlny, lecz także unikatową atmosferę podczas całego wydarzenia. To pracownicy mogą sterować światłem i zmieniać bieg pokazu świetlnego.

Karnawałowy ogród we wnętrzach – opcja dla przełamania monotonii zimowych dni przez ogrodową scenografię wewnątrz wybranej lokalizacji. Możemy wykorzystać np. piwnice starych zamków, aby nadać wydarzeniu bardziej tajemniczy charakter i stworzyć ogród w otoczeniu świateł.

Carnival Art w nowoczesnej wersji – propozycja karnawałowych projekcji, które stanowią nowatorski sposób na kreowanie scenografii, wprowadzając uczestników w magiczny świat karnawału. Łączy sztukę wizualną z nowoczesną technologią, tworząc tematyczne strefy prezentujące obchody karnawału z różnych zakątków świata, jednocześnie angażując sztuczną inteligencję.

AI Future Party – uczestnicy wchodzą do świata, gdzie sztuczna inteligencja odgrywa główną rolę. Interaktywne instalacje, wirtualni asystenci prowadzący przez imprezę, reagujące na ruch projekcje na interaktywnych ścianach czy personalizowane drinki mieszane przez roboty – to tylko niektóre elementy tego motywu. Stroje, dekoracje inspirowane technologią AI i użycie aplikacji rozszerzonej rzeczywistości dodatkowo podkreślą charakter wydarzenia.

Wspomniana wcześniej immersyjność, czyli tworzenie doświadczeń całkowicie pochłaniających uczestnika, stała się znaczącym trendem w ostatnich latach i z pewnością będziemy świadkami jej dalszego rozwoju w 2024 roku. Kevin Kelly, amerykański wizjoner technologiczny i współtwórca magazynu „Wired”, w swojej książce napisanej kilka lat temu, a nadal bardzo aktualnej „Nieuniknione. Jak inteligentne technologie zmienią naszą przyszłość”, wskazuje na trzy kluczowe obszary przyszłego rozwoju naszych interakcji: wzrost liczby zaangażowanych zmysłów, głębszą intymność oraz zwiększoną immersję.

Fabryka Norblina

Dodałabym do tego emocjonalność i autentyczność. To właśnie immersja, czyli zanurzenie się w kompleksowo stworzonym cyfrowym świecie, staje się coraz bardziej kluczowym elementem doświadczeń eventowych, umożliwiając intensywniejsze i bardziej osobiste przeżycia. Wykorzystywanie technologii immersyjnej stało się powszechnym narzędziem w dziedzinie experiential marketingu.

Idealnym miejscem do zorganizowania imprezy firmowej karnawałowej z wykorzystaniem immersyjności jest warszawskie Melt Museum – pierwsze w Polsce, oferujące multisensoryczne i immersyjne doświadczenia. Przestrzeń ponad 600 m2 wypełniona dużymi, oszałamiającymi projekcjami, interaktywnymi instalacjami multimedialnymi i tematycznymi przestrzeniami koncepcyjnymi. Tworzą one kompleksową ścieżkę doświadczeń, przenoszącą uczestników w inne światy i zapewniającą angażującą przygodę. Dostosowując to miejsce do specyfiki firmy czy produktów, można stworzyć unikatowe wydarzenie, które doskonale odzwierciedla kluczowe obszary interakcji przyszłości, opisane przez Kevina Kelly’ego – zmysłowość, intymność i immersję. Kolejnym wartym uwagi miejscem jest Art Box Experience w Fabryce Norblina.

Melt Museum

Czytaj też: Historyczno-kulturalne przestrzenie jako evergreen w branży eventowej

Kluczowymi aspektami udanych eventów firmowych są autentyczność, emocjonalność, immersyjność oraz zaangażowanie pracowników w proces twórczy, czyli mapowanie drogi uczestnika. Przedstawione w artykule motywy imprez karnawałowych ilustrują, jak technologia i kreatywność mogą współgrać, tworząc niezapomniane doświadczenia. Kluczowe jest, aby uwzględnić indywidualne potrzeby i preferencje pracowników, tworząc eventy, które pozostaną w ich pamięci na długo po zakończeniu imprezy.

Katarzyna Jabłkowska – PR & Social Media Manager w Creative Brand Stories

Wcześniej, przez kilka lat pełniła w firmie funkcję Project Managera, od projektów przeszła jednak na stronę marketingu. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu zdobywanemu podczas realizacji eventów i kampanii dla kluczowych klientów posiada niezwykłą umiejętność szerszego spojrzenia na markę i tworzenia kreatywnego brand experience. Była odpowiedzialna za koncepcję i realizację kilkudziesięciu wydarzeń i wysyłek kreatywnych dla kluczowych marek w Polsce i za granicą, takich jak: Ringier Axel Springer, Health Labs Care, CCC, Grupa Stock Polska, Newsweek, Kappahl.           

[1] Badanie Accor